Khi sâm rời trại, nhất là sâm Ngọc Linh và các loài sâm thuộc danh mục bảo vệ, lô hàng cần đi kèm hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp: thường là bảng kê lâm sản do chủ trại lập (có xác nhận của cơ quan kiểm lâm trong những trường hợp quy định yêu cầu), hoá đơn hoặc chứng từ bán hàng, và tham chiếu tới mã số cơ sở trồng cấy. Các chứng từ này phải khớp với sổ thu hoạch của trại.
Khung quy định là các văn bản về quản lý, truy xuất nguồn gốc lâm sản hướng dẫn Luật Lâm nghiệp 2017, trong đó có Thông tư 27/2018/TT-BNNPTNT và văn bản sửa đổi, bổ sung. Mẫu bảng kê, trường hợp nào cần xác nhận và cơ quan xác nhận có thể thay đổi, nên bạn phải đối chiếu bản hiện hành. Bài này đi theo đường đi của một lô sâm: từ biên bản thu hoạch tại lô, qua bảng kê, tới chuyến xe xuống núi, và những gì trại cần giữ lại sau khi hàng đã đi.
Vì sao một lô sâm trồng cần giấy tờ như gỗ
Nhiều người làm trại thấy lạ khi một túi củ sâm phải có bảng kê như một xe gỗ. Lý do nằm ở pháp lý của loài: sâm Ngọc Linh là thực vật rừng trước khi là nông sản, và cùng một loài có cả cây trồng lẫn cây mọc tự nhiên được bảo vệ. Củ đã đào lên thì gần như không thể phân biệt bằng mắt. Thứ duy nhất tách được củ trồng khỏi củ đào trộm là chuỗi giấy tờ nối từ lô trồng tới tay người nhận.
Chuỗi đó có ba mắt xích ở phía trại: sổ theo dõi cây cho biết lô nào đủ tuổi thu, có bao nhiêu cây; biên bản thu hoạch cho biết ngày nào đã đào bao nhiêu củ, nặng bao nhiêu; chứng từ xuất trại cho biết khối lượng nào đã rời trại, đi tới ai. Nếu ba mắt xích này khớp nhau, lô hàng có nền vững. Nếu chứng từ xuất trại ghi nhiều hơn biên bản thu hoạch, hay biên bản ghi lô chưa đủ tuổi theo sổ, lô hàng sẽ bị nghi ngờ dù củ là củ trồng thật.
Người mua có trách nhiệm cũng sẽ hỏi bản sao các chứng từ này. Trại giữ chuỗi giấy tờ tốt vì thế không chỉ để qua được trạm kiểm tra, mà để bán được cho những người mua cẩn thận nhất.
Các chứng từ thường đi theo một lô sâm
Bảng dưới liệt kê những chứng từ hay gặp và vai trò của từng loại. Thành phần chính xác cho từng trường hợp (bán trong tỉnh, vận chuyển liên tỉnh, bán cho cơ sở chế biến, xuất khẩu) do văn bản hiện hành quy định.
| Chứng từ | Ai lập | Nói lên điều gì |
|---|---|---|
| Sổ theo dõi cây và biên bản thu hoạch | Chủ trại | Lô nào, tuổi bao nhiêu, thu bao nhiêu củ, ngày nào |
| Bảng kê lâm sản | Chủ lâm sản, tức chủ trại; xác nhận của kiểm lâm khi quy định yêu cầu | Tên loài, khối lượng, số lượng, nguồn gốc của lô |
| Hoá đơn hoặc chứng từ bán hàng | Bên bán | Giao dịch giữa trại và người mua |
| Bản sao mã số cơ sở trồng cấy | Cơ quan quản lý cấp, trại sao | Trại được ghi nhận là nơi trồng hợp pháp |
| Hợp đồng với chủ rừng (nếu có) | Hai bên | Trại có quyền trồng trên khu rừng đó |
| Giấy tờ khi xuất khẩu | Theo thủ tục riêng | Có thể gồm giấy phép, chứng chỉ theo quy định về loài và CITES khi áp dụng |
Với người làm trại, quy tắc dễ nhớ nhất: mọi con số khối lượng trên bảng kê và hoá đơn phải truy ngược được về một biên bản thu hoạch cụ thể. Không có biên bản, không xuất. Trại nhiều lô nên đánh số biên bản liên tục trong năm, để người kiểm tra thấy ngay không có biên bản nào bị rút ra hay chèn thêm.
Lập bảng kê cho một lô: trình tự tại trại
Trình tự dưới đây giúp các con số khớp nhau ngay từ đầu. Mẫu bảng kê và quy định về xác nhận lấy theo văn bản hiện hành.
- Chọn lô thu theo sổ: chỉ lô đã đủ tuổi theo kế hoạch, ghi mã lô vào phiếu thu.
- Thu hoạch, đếm củ, cân ngay tại trại; lập biên bản có chữ ký người đào, người cân, chủ trại.
- Tách củ dập, hỏng; ghi riêng khối lượng huỷ hoặc giữ lại.
- Lập bảng kê theo mẫu: tên loài (tên Việt và tên khoa học), số lượng củ, khối lượng, mã lô, mã số cơ sở, nơi đi, nơi đến.
- Nếu thuộc trường hợp cần xác nhận, mang bảng kê và hồ sơ lô tới cơ quan kiểm lâm để xác nhận trước khi vận chuyển.
- Lập hoá đơn hoặc chứng từ bán hàng khớp khối lượng trên bảng kê.
- Ghi vào sổ xuất trại: ngày, lô, khối lượng, người nhận, số chứng từ; cập nhật số dư củ còn tại trại.
Bước cuối cùng hay bị quên nhất. Nhưng chỉ khi sổ xuất trại được cập nhật ngay, trại mới trả lời được câu hỏi "còn bao nhiêu sâm trong kho" một cách nhất quán qua nhiều lần kiểm tra.
Trên đường xuống núi: khi xe bị kiểm tra
Mang bản chính hoặc bản hợp lệ theo quy định. Người áp tải mang theo bảng kê, hoá đơn và bản sao giấy tờ cơ sở. Ảnh chụp trên điện thoại hữu ích để tham khảo nhưng không chắc được chấp nhận thay bản giấy.
Khối lượng thực tế phải khớp giấy. Nếu xe chở nhiều hơn số ghi trên bảng kê, phần chênh lệch có thể bị coi là không rõ nguồn gốc. Đừng ghép thêm hàng của người khác vào chuyến xe "cho tiện". Nên cân lại lô ngay trước khi xe rời trại và ghi khối lượng lên chứng từ, để con số trên giấy là con số của đúng thời điểm vận chuyển.
Một lô một bộ giấy. Chở chung sâm của hai trại thì mỗi phần phải có bộ chứng từ riêng, đóng gói tách biệt, ghi rõ.
Hợp tác khi kiểm tra. Người áp tải nên bình tĩnh trình giấy, để cán bộ kiểm tra hàng và giấy. Có điểm chưa rõ thì ghi lại tên đơn vị, thời gian, nội dung biên bản nếu có, rồi báo ngay chủ trại.
Thời gian vận chuyển. Bảng kê và chứng từ thường gắn với một chuyến, một thời điểm. Dùng lại giấy của chuyến trước cho chuyến sau là sai.
Những tình huống trại hay lúng túng
Một số tình huống không theo đường thẳng và cần hỏi cơ quan kiểm lâm trước:
- Bán lẻ tại trại cho khách tham quan: vẫn nên có phiếu bán ghi tên loài, khối lượng, mã lô; khách mang sâm qua tỉnh khác có thể bị hỏi nguồn gốc.
- Biếu tặng: không phải mua bán nhưng củ vẫn là lâm sản của loài trong danh mục; giữ ghi chép xuất trại.
- Bán lá, hoa, quả sâm: cũng là bộ phận của loài; cách lập chứng từ có thể khác củ, cần hỏi.
- Chuyển cây giống sang trại khác: cây sống cũng là đối tượng quản lý; bên nhận cần chứng từ để đưa vào hồ sơ giống.
- Lô bị mất trộm rồi tìm lại được: cần biên bản của cơ quan chức năng trước khi đưa trở lại sổ.
Trong mọi trường hợp, nguyên tắc chung là: củ, cây, bộ phận nào rời trại thì phải có dòng tương ứng trong sổ xuất trại.
Khi con số không khớp: hao hụt, củ hỏng và củ giữ lại làm giống
Trên giấy, khối lượng thu hoạch phải bằng khối lượng xuất cộng phần còn lại. Ngoài thực tế, củ tươi mất nước theo ngày, một số củ dập phải loại, một số củ đẹp được giữ lại để nhân giống hay làm mẫu, và đôi khi khách tham quan mua lẻ vài củ. Mỗi khoản như vậy nếu không được ghi sẽ biến thành một khoảng lệch không giải thích được trong sổ.
Cách xử lý là tạo sẵn các dòng ghi cho từng loại biến động: hao hụt do mất nước (ghi khối lượng cân lại và ngày cân), củ loại huỷ (ghi khối lượng, cách huỷ, người chứng kiến), củ giữ lại làm giống hoặc làm mẫu (ghi số củ, lô nhận), bán lẻ tại trại (ghi phiếu bán). Khi kiểm tra, cán bộ không đòi con số tròn trịa; họ cần thấy mỗi khoản chênh lệch có một dòng giải thích ghi tại thời điểm xảy ra, không phải dựng lại về sau.
Ví dụ giả định: một lô sâm từ trại vùng Đắk Glei cũ
Ví dụ giả định: một trại ở vùng Đắk Glei cũ, nay thuộc tỉnh Quảng Ngãi, thu một lô đủ tuổi theo sổ. Biên bản thu hoạch ghi số củ và khối lượng tươi cân tại lán, có chữ ký ba người. Sau một ngày, củ được cân lại trước khi giao, khối lượng giảm nhẹ; trại ghi dòng hao hụt. Mười củ đẹp nhất được giữ lại làm củ mẫu, ghi vào sổ.
Trại lập bảng kê cho phần còn lại, ghi tên loài kèm tên khoa học, mã lô, mã số cơ sở, nơi đến là một cơ sở chế biến ở Đà Nẵng; theo hướng dẫn của hạt kiểm lâm, bảng kê được xác nhận trước khi xe xuống núi. Hoá đơn khớp khối lượng bảng kê. Trên đường, xe được kiểm tra; người áp tải trình đủ giấy, khối lượng thực tế khớp, xe đi tiếp. Ba tháng sau, cơ sở chế biến hỏi lại hồ sơ lô để làm hồ sơ sản phẩm; trại gửi bản chụp cả tập trong một buổi chiều. Không có gì đặc biệt trong ví dụ này, và đó chính là điều trại muốn: mọi lô đều đi qua trơn tru vì giấy tờ được làm cùng lúc với việc.
Sau khi hàng đã đi: giữ gì, giữ bao lâu
Bộ chứng từ của mỗi lô nên được lưu thành một tập: biên bản thu hoạch, bản sao bảng kê, hoá đơn, sổ xuất trại tương ứng. Thời hạn lưu trữ theo quy định về kế toán, thuế và lâm sản có thể khác nhau; cách an toàn là giữ lâu hơn chu kỳ một lứa sâm, vì có thể nhiều năm sau mới có người hỏi lại một lô.
Người mua có thể quay lại khi khách của họ khiếu nại, khi cơ quan quản lý kiểm tra cửa hàng của họ, hay khi họ muốn chứng minh nguồn gốc với đối tác. Trại trả lời được nhanh, có giấy, là trại giữ được khách lâu dài. Một trại không tìm lại được chứng từ của lô bán năm trước sẽ khó thuyết phục người mua rằng lô năm nay khác.
Bản điện tử nên được lưu ngoài trại, ở nơi có điện, có mạng ổn định. Lán trại vùng núi không phải nơi lưu trữ giấy tờ lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Bán sâm cho thương lái ngay tại trại có cần bảng kê không?
Khi quyền sở hữu lô sâm chuyển sang thương lái và hàng rời trại, chuỗi chứng từ vẫn cần bắt đầu từ trại. Trại nên lập bảng kê và chứng từ bán hàng theo quy định, giao cho thương lái để họ vận chuyển hợp pháp. Không có giấy từ trại, thương lái cũng không chứng minh được nguồn gốc.
Bảng kê lâm sản có cần cơ quan kiểm lâm xác nhận không?
Một số trường hợp cần xác nhận, một số không, tuỳ loài, nguồn gốc và mục đích theo quy định hiện hành. Với loài thuộc danh mục thực vật rừng nguy cấp, quý, hiếm, khả năng cần xác nhận cao hơn. Hỏi hạt kiểm lâm phụ trách địa bàn trước khi thu hoạch để không bị động.
Sâm đã sấy khô thì giấy tờ khác sâm tươi thế nào?
Sâm khô là sản phẩm đã qua sơ chế; khối lượng thay đổi nên chứng từ cần thể hiện được mối liên hệ với lô củ tươi ban đầu. Phần chế biến không thuộc trại, nhưng trại nên giao cho cơ sở chế biến bản sao chứng từ lô tươi để họ lập hồ sơ tiếp theo.
Gửi sâm qua đường bưu chính có được không?
Việc gửi phụ thuộc quy định về hàng gửi của đơn vị vận chuyển và quy định về lâm sản. Kiện hàng nên kèm bản sao chứng từ nguồn gốc. Gửi ra nước ngoài là chuyện khác hẳn, có thể cần giấy phép theo quy định về loài; nên hỏi cơ quan quản lý trước.
Mất bảng kê trên đường thì phải làm gì?
Báo ngay chủ trại và cơ quan đã xác nhận (nếu có) để được hướng dẫn. Trại cần có bản lưu để đối chiếu. Đừng tự lập bảng kê mới với số liệu khác, vì điều đó làm chuỗi chứng từ mâu thuẫn.